كثير من الناس يظنون أن الترجمة المعتمدة تبدأ عندما يستلم المترجم المستند، لكنها في الحقيقة تبدأ قبل ذلك بخطوة: عند تجهيز الوثيقة نفسها. نسخة واضحة، ومعلومات كاملة، وطلب محدد، كلها تفاصيل صغيرة توفّر عليك وقتًا، وتجعل الترجمة مطابقة للأصل ومقبولة لدى الجهة التي ستستلمها من أول مرة.
في هذا الدليل نمرّ معك على ما تحتاج تجهيزه قبل إرسال مستندك، وكيف تتجنب الأخطاء التي تؤخر المعاملات عادة.
لماذا يهم التجهيز قبل الترجمة؟
الترجمة المعتمدة تنقل محتوى الوثيقة كما هو: النصوص والأرقام والأسماء والأختام والتواقيع والملاحظات الجانبية. فإذا كانت النسخة غير واضحة، أو ناقصة صفحة، أو كُتب الاسم فيها بطريقة تختلف عن جواز السفر، ستنتقل هذه المشكلات إلى الترجمة، وقد تطلب الجهة المستلمة تصحيحها أو إعادة التقديم.
لهذا نعتبر التجهيز الجيد نصف العمل. وكلما وصلتنا الوثيقة واضحة وكاملة، كان التنفيذ أسرع وأدق.
ابدأ بنسخة واضحة وكاملة
أغلب المستندات تصلنا اليوم صورًا أو ملفات PDF، وهذا مناسب تمامًا بشرط أن تكون الصورة واضحة. قبل الإرسال تأكد من النقاط التالية:
- صوّر الوثيقة كاملة دون قص للحواف، فالأختام والهوامش جزء من المحتوى.
- استخدم إضاءة جيدة وتجنب الظلال والانعكاسات، خصوصًا على الوثائق اللامعة.
- أرسل جميع الصفحات، بما فيها ظهر الوثيقة إن كان عليه كتابة أو ختم.
- إن كانت الوثيقة من عدة صفحات، رتّبها بالتسلسل نفسه الموجود في الأصل.
هل تكفي صورة من الجوال؟
في معظم الحالات نعم، إذا كانت الصورة مستقيمة وواضحة ويمكن قراءة كل تفاصيلها. وإن كانت لديك نسخة PDF من الجهة المصدرة فهي الخيار الأفضل.
طابق الأسماء والبيانات
من أكثر أسباب التأخير شيوعًا اختلاف كتابة الاسم بين وثيقة وأخرى، خاصة عند كتابة الأسماء العربية بالحروف اللاتينية. لذلك نوصي بأن ترسل لنا صورة من جواز السفر مع المستند، لنكتب الاسم بالتهجئة نفسها المعتمدة فيه.
وينطبق الأمر نفسه على أسماء الجامعات والجهات والمدن، والتواريخ وأرقام الوثائق. فهذه التفاصيل يجب أن تتطابق بين الأصل والترجمة، وبين وثائق الملف الواحد.
نصيحة: إذا كان لديك ملف كامل لجهة واحدة، مثل ملف تأشيرة أو قبول جامعي، فأرسل وثائقه معًا. هكذا نحافظ على توحيد الأسماء والمصطلحات في الملف كله.
حدّد طلبك بوضوح
عندما ترسل مستندك، ساعدنا بمعلومات بسيطة تجعل الترجمة مناسبة لاستخدامها:
- اللغة المطلوبة للترجمة.
- الجهة التي ستُقدَّم لها الترجمة، مثل سفارة أو جامعة أو جهة حكومية.
- الموعد الذي تحتاج فيه الترجمة.
- أي ملاحظة خاصة، مثل طريقة معينة لكتابة اسم أو مصطلح.
بعد ذلك نراجع الملف، ونرسل لك عرض السعر وموعد التسليم، ونبدأ الترجمة فور موافقتك.
أنواع الوثائق وما يناسب كل منها
تختلف طبيعة التجهيز قليلًا بحسب نوع الوثيقة. فالوثائق الشخصية تحتاج تطابقًا دقيقًا للأسماء والتواريخ، والوثائق الأكاديمية تحتاج اهتمامًا بأسماء المواد والتقديرات، أما الوثائق التجارية فتحتاج الحفاظ على الأرقام والجداول كما هي.
الوثائق الشخصية
مثل شهادة الميلاد وعقد الزواج والهوية وجواز السفر. ركّز هنا على وضوح الأسماء والأرقام، وأرسل صورة من جواز السفر لتوحيد التهجئة.
الوثائق الأكاديمية
مثل الشهادات وكشوف الدرجات. تأكد من إرسال جميع الصفحات، بما فيها صفحات الملاحظات أو مفاتيح التقديرات إن وُجدت، لأنها تساعد على نقل المعنى بدقة.
الوثائق التجارية
مثل السجلات والعقود والتقارير. أرسل النسخة الأحدث من المستند، واذكر إن كانت هناك أجزاء لا تحتاج ترجمة، مثل الملاحق المكررة.
قبل أن تضغط «إرسال»
خذ دقيقة واحدة لمراجعة هذه النقاط، فهي تختصر كثيرًا من الرسائل المتبادلة لاحقًا:
- هل كل الصفحات موجودة وواضحة؟
- هل الأسماء مكتوبة كما في جواز السفر؟
- هل ذكرت اللغة المطلوبة والجهة المستلمة؟
- هل حددت الموعد الذي تحتاج فيه الترجمة؟
إذا كانت الإجابة نعم عن كل ذلك، فمستندك جاهز.
أسئلة سريعة
هل معلوماتي ومستنداتي سرية؟
نعم، نلتزم بسرية تامة لجميع المستندات والمعلومات، ونوقّع اتفاقيات عدم إفصاح عند الطلب.
كم تستغرق الترجمة؟
تتراوح مدة التنفيذ من ساعة واحدة إلى 48 ساعة بحسب حجم المستند وتعقيده.
جاهز لإرسال مستندك؟ تواصل معنا عبر واتساب أو أرسل طلبك من صفحة التواصل، وفريقنا يرد عليك خلال دقائق.
